Videoconferência: Suas reuniões agora feitas em casa!

Devido os problemas ocasionados com o surgimento da pandemia do COVID19, diversas empresas foram obrigadas a se adaptar com o trabalho remoto. No entanto mesmo assim a comunicação da empresa não pode parar e por isso se faz necessário a comunicação remota. Para isso são utilizados os vídeos conferências, pois tem sido muito útil na contratação de trabalho, reuniões e também no alinhamento dos trabalhos. 

Contudo, para que todos saibam de tudo que será feito é importante o uso de aplicativos e também ter experiência com eles, dessa forma tudo ocorrerá bem. Por isso não é importante só saber manusear essas ferramentas, mas também saber se posicionar, escutar e falar nas horas certas. 

Dessa forma, nesse conteúdo destacamos algumas dicas que pode ajudá-lo na hora de se adequar a essa nova metodologia de trabalho. A videoconferência é uma grande aliada nesse período, pois o distanciamento entre as pessoas é muito importante nesse momento. 

Quais as principais ferramentas para fazer uma videoconferência? 

Na internet é possível encontrar diversas ferramentas de comunicação remota ou videoconferência. No entanto, algumas delas são mais conhecidas e sofisticadas que as outras. Dessa forma é importante que você conheça todas elas para que possa ver qual a mais indicada para uso de sua equipe. 

Em meio as mais utilizadas estão o Skype, Hangouts, Discord, Google Meet. 

Essas ferramentas além de disponibilizar a videoconferência ainda oferecem outras coisas como compartilhamento de tela, ligação de voz e outras coisas. 

Como a videoconferência irá impactar socialmente? 

Com o grande problema ocasionado pelo surto da pandemia, diversas pessoas poderão ser infectadas. Por isso as empresas que se adaptaram a essa nova modalidade de trabalho remota não estão preocupados somente com sua empresa, mas com toda a população. 

Portanto, é importante avaliar as condições na qual essa empresa está proporcionando para seus colaboradores. Dessa forma o risco de contaminação irá diminuir e o conforto de trabalhar de forma remota já está sendo estabelecido. 

O que fazer e não fazer durante uma videoconferência? 

Com a falta de costume de uso dessa nova modalidade de trabalho, algumas pessoas ainda acabam pecando na hora de utilizar essas ferramentas. Por isso é importante saber o que é e o que não é permitido de se fazer nesse momento. 

Portanto, listamos alguns erros comuns que normalmente ocorrem e também algumas dicas que podem ser úteis nessa hora. 

Vista-se completamente 

Diversas pessoas falam na internet que usam somente a roupa de cima para fazer uma videoconferência e realmente isso ocorre com frequência. O indicado para isso é se preparar completamente. 

Portanto é importante tomar um banho, se arrumar e iniciar o trabalho como se estivesse na empresa. É importante lembrar que é necessário entrar na realidade para fazê-la com excelência e isso não ocorrerá quando você preferir ficar de pijama ou relaxado em casa. 

Procure levar seus dias como se estivesse saído de casa para trabalhar e procure vestir-se de forma adequada. 

Selecione um ambiente para trabalho 

Com o grande número de dias que ficaremos em casa, provavelmente você irá se deparar com várias possibilidades de locais onde pode trabalhar em sua casa. No entanto, é importante optar por um local único, separado e principalmente calmo. 

Dessa forma será possível ter seu ambiente de trabalho em mente e poderá se programar e se adaptar ao trabalho sempre que estiver ali. Isso irá contribuir bastante para que você consiga separar em sua casa o lazer de seus afazeres e assim não ficará desmotivado. 

Organize sua rotina 

Por estar trabalhando de casa provavelmente você conseguirá mais tempo para a execução de suas tarefas e essa organização deverá ser levada em consideração. Dessa forma não terá tempo somente para trabalhar, mas para fazer outras coisas de cunho pessoal. 

Portanto é importante ser organizado para desenvolver um bom trabalho domiciliar. Para isso é importante primeiramente determinar os horários das videoconferências. Pois elas precisam ser pontuais e todos os colaboradores precisam estar presentes. 

Após se organizar os momentos que precisar ficar em frente ao computador em uma vídeo conferência serão mais fáceis. 

Para se organizar melhor você poderá utilizar os aplicativos: Trelli, Calendário do celular, Evernote e Docs. 

Com o auxílio desses aplicativos é possível não só organizar suas tarefas como também compartilhar com seus companheiros de equipe. Dessa forma será possível avaliar o andamento de suas tarefas e das deles também. 

Saiba ouvir e dar opinião 

Em uma videoconferência terá várias pessoas que trabalham junto com você, por isso você deverá saber o momento certo de encontrar uma brecha para esclarecer suas dúvidas. Dessa forma é importante saber o melhor momento para falar e também qual o momento deverá ouvir. Tudo isso é muito importante para o bom andamento da vídeo conferência. 

Sendo assim, fale somente quando for realmente necessário ou quando houver uma pergunta direcionada a você. No entanto, não se cale e encontre o momento correto para dar sua opinião. 

Procure ser um funcionário presente 

Um dos problemas mais comuns no home office é o distanciamento de equipe e isso não pode acontecer. Sendo assim é importante evitar ficar muito distante ou fazer seu trabalho muito calado. Em alguns casos o Home Office é uma excelente forma do trabalho ser feito de forma correta, mas o distanciamento da equipe pode fazer com que todo o conteúdo elaborado desmorone. 

Portanto, é importante estar presente em todas as videoconferencias para que todos lembrem de você e veja que está empenhado em suas funções mesmo distante da empresa. Além disso você deverá mostrar resultados, pois isso é muito importante para a empresa. 

O que não fazer em uma videoconferência 

Ser informal  

Ainda que você esteja em casa e queira ficar mais a vontade, durante a videoconferência isso não deve acontecer. Sendo assim, é importante estar vestido adequadamente quando se estiver trabalhando de casa. 

Mesmo que todos estejam em um clima casual, deixar isso se ocorrer com frequência pode trazer problemas para o trabalho remoto. Portanto lembre-se de ser sério e objetivo durante uma reunião de trabalho. 

Além disso é considerado muita informalidade algumas atitudes como ficar no banheiro durante a videoconferência, ficar com seu animal de estimação e não se vestir adequadamente para a vídeo conferência. 

Deixar a call desmutada 

É importante que durante um videoconferência o botão de mudo do seu computador esteja ativado. Esse botão evita que áudios desnecessários ou sem importância sejam ouvidos pelos outros colegas. Serve também para que sua voz não saia em áudio e assim você será ouvido somente quando acionar o microfone.